Dokumentenmanagement 2 – Systematisch

Nachdem im ersten Beitrag die Bordmittel skizziert wurden, soll es hier nun um systematisches Dokumentenmanagement gehen. Als Einstieg bietet sich Wikipedia an. Die Graphik unten im Artikel fasst die Komponenten zusammen:

  • Zusammenarbeit
  • Web-Content-Management
  • Dokumentenverwaltung (Schriftgut, Akten, englisch Records Management – RM)
  • Arbeitsabläufe (“Workflow”) und Geschäftsprozesse (“Business Process Modelling”)

Das ist die wesentliche Idee. Vielleicht hilft ein Beispiel, um klar zu machen, warum DM und ein DMS hilfreich sein können: Der Einkaufszettel.

Ich schreibe unter der Woche auf den Zettel, was ich am Wochenende einkaufen will. Und die anderen dürfen das auch :-). Samstags nehme ich den Zettel (das Dokument) und gehe einkaufen. Danach schmeiße ich ihn weg. (Wenn ich was vergessen habe, dann heißt meine Standardantwort: “Das stand nicht auf dem Zettel.”) Das ist der Prozess. Wenn ich den Zettel aufheben würde, dann wäre das die Archivierung als Teil der Aktenverwaltung. Die Zusammenarbeit besteht darin, dass ich auch das mitbringe, was andere auf den Zettel geschrieben habe und dass – falls ich keine Zeit habe – auch jemand anders die Einkäufe erledigen kann. Es gäbe auch noch die Möglichkeit, den Zettel in einen Termin im elektronischen Kalender zu übertragen, dann könnte ich übers Netz drauf zugreifen und die Liste auch mit meinem Handy lesen (weil das sich mit dem Server auf dem der Kalender gespeichert ist synchronisiert).

Wenn es also Prozesse gibt, bei denen Dokumente eine Rolle spielen, bei der mehrere Leute zusammen arbeiten und bei denen man später nachvollziehen will, wer was gemacht hat, dann lohnen sich ein planvolles (Management) und systematisches Vorgehen. Das kostet am Anfang Zeit (z.B. den Zettel zu schreiben und auszuhandeln, wer was drauf schreiben darf und welchen Weg der Zettel nimmt). Da der Ablauf (Workflow) in unserem Beispiel so einfach ist, bedarf es keiner Modellierung. Das ist bei komplexeren Abläufen natürlich anders: dann hilft eine Modellierung dabei, die Komplexität in den Griff zu kriegen.

Was bedeutet das alles für die UDE? Das Beispiel soll ein Bild entstehen lassen davon, worum es beim Dokumentenmanagement geht und die Vorstellung anregen. Und vielleicht ein bisschen Spaß machen; man könnte ja auch über ein Qualitätsmanagement für den Einkaufzettel nachdenken … oder über das Supply Chain Management für Nutella ;-).

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