Dokumentenmanagement 1 – Bordmittel

In der Tabelle steht eine Übersicht über die Standardmöglichkeiten zur Speicherung und zum Austausch von Dateien und zur Zusammenarbeit. Die Dienste sind für alle Betriebssysteme (Mac, Linux, Windows) verfügbar.

Dienst
Store
Back
Vers
Mob
Home
Netz
Sciebo500GBneinneinAppjaDAV
BSCWjaoptjajaDAV
FileShare10-30 GBjajaneinVPNnativ
TSMjaneinneinClientnein

Die Dienste sind weiter unten noch einmal genauer beschrieben (zusätzlich noch GigaMove). Zunächst aber einige  Anwendungsbeispiele.

Anwendungsbeispiele

Gemeinsam an Dateien arbeiten (Zusammenarbeit)

Die Herausforderung bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien besteht darin, die Arbeit zu koordinieren. Oft findet das per E-Mail statt. Dann muss man aber jedesmal, bevor man an einer Datei weiter arbeitet, prüfen, ob jemand anders eine E-Mail mit einer neuen Version geschickt hat. Das lässt sich vermeiden, indem die Dateien reihum bearbeitet werden.

Wenn die Dateien nicht auf dem Server bearbeitet werden (bspw. in einem Wiki), dann müssen bei einer parallelen Bearbeitung die lokalen Änderungen zusammengeführt werden. Dazu mehr im nächsten Abschitt “gleichzeitige Bearbeitung”.

Für den Austausch der Dateien und die Synchronisierung kann Sciebo mit der Funktion “Ordner teilen” (Schreibrecht auch für Externe, also außerhalb der UDE möglich) genutzt werden (siehe ZIM|Sciebo, “Gäste” ganz unten). Damit ist zumindest schonmal das Problem des Dateiaustauschs gelöst.

Gemeinsam gleichzeitig an Dateien arbeiten

Bei der gleichzeitigen Arbeit kann es zu “Synchronisierungskonflikten” kommen, wenn zwei Nutzerinnen eine Datei gleichzeitig ändern. Diese müssen per Hand gelöst werden.
Das geht z.B. in MS-Office per “Zusammenführen”, allerdings nicht automatisch. Es muss von der Nutzerin angestoßen werden. Wenn es keine Konflikte gibt, können die Änderungen (an verschiedenen Textabschnitten bzw. Teilen eines Dokumentes) ohne weitere manuelle Eingriffe zusammengeführt werden. Wenn einer auf Seite 3 Änderungen macht und die andere auf Seite 5, dann ist es kein Problem, wenn diese parallel gemacht werden. Beide Änderungen können übernommen werden, ohne dass entschieden werden muss, welche Vorrang hat.
Eine weitergehende Unterstützung für die gleichzeitige Bearbeitung (wie sie z.B. Google-Docs bietet; dort kann man sehen, wer gerade an einer Stelle arbeitet) ist mit den hier genannten Mitteln nicht möglich; jedoch ist sie Teil einer professionellen DMS (Dokumenten-Management-System) Lösung, wird also möglich sein, sobald eine solche Lösung an der UDE zur Verfügung steht.

Große Dateien austauschen

Gigamove ist ein Dienst, der es ermöglicht, große Dateien auszutauschen: ZIM|Gigamove, direkt zu Gigamove. Es lässt sich genauso mit Sciebo realisieren, insbesondere, wenn man im Self-Care den Speicherplatz (für Mitarbeiterinnen) auf 500 GB erweitert hat. Mit einem Mausklick lässt sich ein öffentlicher Link erstellen, der Zugriff auf die Datei gewährt.

Daten sichern (Backup, Spiegeln)

TSM bietet Backup-Funktionen für einzelne Verzeichnisse aber auch ganze Festplatten. Möglich ist ein Backup auch mit Sciebo (verschlüsseln!), entweder per Hand (Kopieren und Einfügen) oder mit Hilfe einer Software wie FreeFileSync, Synkron, SyncBack, TimeMachine, RSync, etc.; auch BSCW kann man als Ablageort nutzen (z.B. über WebDAV) oder den Aktenkoffer. Wieder gilt: bitte die Hinweise zur Verschlüsselung beachten, insbesonder für sensible Datenkategorien!

Daten archivieren

In ein Archiv kommen Daten, die nicht mehr geändert werden. TSM ist ein Archivdienst. Alternativ kann man dafür auch BSCW oder Sciebo (verschlüsseln!) verwenden. Der Schutz vor Veränderung ist dabei nicht direkt gewährleistet. Das lässt sich zwar im Prinzip über Zugriffsrecht machen; eine professionelle Lösung benötigt aber ein Rollen- und Rechtekonzept; das ist mit einem Dokumentenmanagementsystem möglich.
(Externe Festplatten sind natürlich auch eine Option, sollten dann aber verschlüsselt werden und räumlich entfernt gelagert sein; das birgt die Gefahr, dass das regelmäßige Backup oder die Archivierung vergessen wird.)

Dateien synchronisieren

Das ist die Domäne von Sciebo. Der Client synchronisiert automatisch die lokalen Dateien mit denen auf dem Server. Damit kann man Dateien auf verschiedenen Geräten automatisch auf dem gleichen Stand halten (z.B. auf dem Bürorechner, dem Laptop und auf dem Server).

Von unterwegs auf Dateien zugreifen und im Web bereit stellen

Sciebo bietet per App Zugriff, BSCW per Browser auf dem Handy (für mobil optimiert). Ein Zugriff auf FileShare und TSM ist im per VPN möglich. Mit Sciebeo und BSCW lassen sich Dateien außerdem recht leicht Dritten zur Verfügung stellen (per Link).
Möglich sind Verzeichnisse, Passwortschutz und zeitliche Begrenzung (Ablaufdatum).
Weitere Möglichkeiten wie Imperia, WordPress, etc. werden hier nicht behandelt.

Details zu den Diensten

BSCW

steht für Basic Support für Collaborative Work und bietet Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.

  • Gemeinsame Ordner und Dateiablage
  • Laufmappen
  • Terminabstimmung
  • E-Mail-Benachrichtigung
  • Zugriffsrechte für Gruppen
  • Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen
  • Umfragen und Abstimmungen

Sciebo (und GigaMove)

ist die ScienceBox (analog zur DropBox), basiert auf OwnCloud und bietet ungefähr das, was auch Dropbox bietet: vor allem Online-Speicher und Synchronisation mit dem lokalen  Computer und Zugriff per Smartphone-App und Browser. Dateien und Ordner können geteilt und dadurch gemeinsam bearbeitet werden. Die Synchronisierung erfolgt automatisch (als Dienst im Hintergrund).

GigaMove wurde oben unter “Große Dateien austauschen” kurz erwähnt.

TSM

Tivoli Storage Management von IBM, ein System zur Sicherung (damit es im Notfall wiederhergestellt werden kann) und Archivierung (für eine gewisse Zeit, wenn die Bearbeitung der Dateien abgeschlossen ist).

FileShare

FileShare ist der Zugriff auf eine Verzeichnis übers Netz (Netzlaufwerk). Damit verbunden ist ein Backup und der Zugriff auf frühere Versionen von Dateien (“Snapshot” oder “Time Machine”).

Fazit

Was aus den Beispielen deutlich wird: die elektronische Aktenführung (einschl. Versionierung und Schutz vor Veränderungen – Revisionssicherheit, Rollen- und Rechtekonzept, Aussonderung, Aktenpläne, usw.) ist mit den hier beschriebenen Mitteln nur eingeschränkt möglich. Das hat zur Folge, dass die Aktenführung häufig herkömmlich erfolgt (Ausdrucken und Abheften).
Die meisten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bietet BSCW.

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